¿Que hay de nuevo? v4.81.0 — El expediente se organiza por dentro

Un documento que no puedes ver ya no se puede modificar. Es lo más importante de esta versión y no tiene que ver con carpetas.

v4.81.0 — El expediente se organiza por dentro, y se puede entrar por cliente

Un documento que no puedes ver ya no se puede modificar. Es lo más importante de esta versión y no tiene que ver con carpetas. Al abrir un documento ajeno el sistema respondía «acceso denegado», como debe; pero al cambiarlo respondía que sí. Quien no podía leerlo podía renombrarlo, cambiarle el responsable y —lo que más importa— sacarlo del expediente de quien sí lo tenía y meterlo en otro, en una sola operación. Borrarlo tenía el mismo hueco. Ahora los tres caminos comprueban lo mismo, y el destino también: un proyecto o un cliente al que no alcanzas se rechaza, y se dice cuál.

Y ya se puede cambiar el cliente de un documento. Ese vínculo sólo se creaba al subir el archivo, así que una vez guardado no había manera de reasignarlo desde ninguna pantalla e intentarlo daba error. No es que fallara: esa mitad nunca se había escrito.

El cliente entra en el árbol de la carpeta de red. Junto a la lista de proyectos de siempre hay ahora una vista por cliente, con sus proyectos dentro. Son dos caminos al mismo material: quien piensa por cliente entra por uno, quien piensa por expediente por el otro. La contraparte hay que decirla: para sincronizar se monta una de las dos, nunca la raíz — desde la raíz cada documento se descargaría dos veces, porque se alcanza por los dos sitios. Para navegar, la raíz no tiene ningún problema.

Carpetas propias dentro del proyecto. «Contratos», «Facturas», «Correspondencia», hasta tres niveles. Se crean desde la pantalla de Documentos y se ven igual desde la carpeta de red. Borrar una carpeta nunca borra documentos: lo que hay dentro sube a la raíz del proyecto y se dice cuántos, porque un documento vive en el expediente y la carpeta sólo dice dónde lo guardaste. El tope de tres niveles no es capricho: por debajo de eso la ruta deja de caber en el explorador de Windows.

Las etiquetas siguen ahí y no compiten con las carpetas. Un documento está en una carpeta y lleva muchas etiquetas: la carpeta contesta «¿dónde lo guardé?» y la etiqueta «¿qué está pendiente de firma en todos los expedientes?».

Una rama para navegar por etiqueta y por tarea. Se llama «Vistas (solo navegar)» y el nombre es el aviso: mirarlas es ideal —ahí la etiqueta es la carpeta, así que no se pierde nada—, pero sincronizarlas descargaría un documento con tres etiquetas tres veces, y editar una copia dejaría las otras viejas en el propio disco.

Una transcripción deja de hacerse pasar por su audio. La carpeta de red mostraba «salida.mp3» y al abrirlo entregaba 48 KB de texto —la transcripción— en vez de los 62 MB de audio; lo mismo pasaba con el PDF que sale de aplicar OCR a una foto. Ocurría porque la transcripción se guardaba como si fuera «la versión más nueva» del audio, y una versión sustituye al original. Ahora se ven los dos archivos, cada uno con su nombre y su contenido, sin perder el vínculo entre ellos.

Actualizar no crea ninguna carpeta en ningún proyecto: hay que hacerlas a mano. Lo único que cambia solo: donde había una transcripción o un PDF de OCR, la lista de documentos mostraba el nombre del derivado y ahora muestra el original, con el derivado en su propio renglón.

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