Registrar horas sin que duela: la base de la rentabilidad

En una consultoría, lo que no se registra no se cobra ni se aprende. Siete prácticas para que reportar horas deje de ser el trámite que todos posponen.

Casi toda consultoría sabe cuántas horas vendió. Muchas no saben cuántas horas trabajó realmente, ni en qué. El resultado es conocido: propuestas con estimaciones que se repiten aunque fallen, proyectos que parecen rentables hasta que se revisa el cierre, y un cobro por tiempo que depende de la memoria de quien captura el viernes a las seis.

El problema rara vez es la herramienta. Es el hábito, y el hábito se arma con reglas simples.

1. Captura corta y frecuente, no mensual

Una semana se recuerda; un mes se inventa. Fija un momento fijo (el viernes antes de salir, o el lunes al arrancar) y protégelo. Reportar diez minutos cada semana es más exacto que una hora de arqueología el día de cierre.

2. Un solo lugar, con la forma de una hoja de cálculo

La gente captura mejor donde ya se siente cómoda: renglones por proyecto o tarea, columnas por día, teclado. Si para registrar tres horas hay que abrir cuatro pantallas, se pospone. Mientras menos clics, más honestidad.

3. Define qué es una hora «de proyecto» y qué no

Decide una vez qué cuenta como facturable, qué como interno (propuestas, capacitación, administración) y qué como preventa. Sin esa regla, cada consultor clasifica a su manera y los reportes no se pueden comparar.

4. Registra contra el proyecto, y la tarea cuando importe

El proyecto es el mínimo. La tarea sirve cuando quieres aprender: cuánto tomó de verdad el levantamiento, la configuración o las pruebas. Con eso, la siguiente estimación deja de ser una opinión.

5. Separa lo capturado de lo autorizado

Que alguien distinto de quien reporta revise y autorice la semana. Quien factura por hora lo sabe bien: la diferencia entre horas capturadas y horas autorizadas es la diferencia entre una factura discutible y una defendible. Y nadie debe autorizar sus propias horas.

6. Un recordatorio que solo molesta a quien debe

Un aviso a todo el equipo cada lunes se aprende a ignorar. Avisa únicamente a quien tiene trabajo del cual reportar y no ha enviado su semana, una sola vez. Si el recordatorio llega a quien no tiene nada que registrar, pronto nadie leerá ninguno.

7. Cierra el ciclo con el presupuesto

Las horas registradas valen cuando se comparan con lo planeado: horas estimadas por tarifa contra tiempo real. Si nadie ve esa comparación durante el proyecto, el registro se vuelve un trámite. Revisa la variación cada semana o cada quincena, no al final.

Cómo se ve en Iurefficient

La sección «Mis horas» sigue este esquema: una hoja donde cada renglón es un proyecto (y opcionalmente una tarea) y cada columna un día de la semana, con teclado, total por día y de la semana contra tu jornada, y guardado de una vez; vaciar una celda borra esa hora. Al terminar se envía la semana a autorización: tu supervisor la aprueba o la devuelve indicando el motivo, y nadie autoriza sus propias horas, ni un administrador. Si aún no enviaste la semana que cerró, el sistema te lo recuerda el lunes, una sola vez y solo si tienes trabajo del que reportar. Una semana enviada se puede retirar mientras nadie la haya decidido. Las horas capturadas alimentan el costo real de la pestaña Presupuesto del proyecto. Quien no lleva horas puede apagar la sección en Ajustes.

consultoría horas rentabilidad PMO mejores prácticas

← Volver al índice